同窓会会員名簿は、個人情報保護の観点から、会員相互が保管する事はしない。（初版:100冊印刷製本）また、他の用途に活用するため、他の者へ貸したり譲渡したりすることを禁ずる。

○会員名簿への登載は、新正規会員（卒業時）になる際に、新正規会員の保護者の承諾を得て行うものとする。（登載がなくとも会費の支払いを以て会員となるが、連絡等は不可であることを了承されたい。）
○会員名簿は、信頼のおける限られた者（【顧問・同窓会会長・副会長（事務局長）】、必要に応じ、数人の役員及び相談役）が持ち、あるいは持ち出し、閲覧し、あるいは閲覧させることができる。
○その他の名簿は、田原小学校校長室に、常時保管するものとする。また、保管している、その他の名簿は、学年学級等の同窓会会合の際に貸し出しできる。（その際、新しい情報など、加除訂正があれば訂正用冊子に記入のこと。転写・紛失などに十分な注意を払い、幹事が責任を持って校長室に戻す。）
○学年・学級の同窓会幹事（代表）は、各学年・学級の同窓会開催など、名簿閲覧の必要が生じた場合は、田原小学校校長（副校長）、及び、名簿を保管している同窓会役員に申し出、同窓会会長（及び、現校長）の許可のもと、名簿を閲覧し、あるいは、学年・学級の必要な頁の写しを取ることができる。
○名簿の追加・加除訂正は、名簿を保管している同窓会役員・学校が、その都度記録しておき（備考欄に訂正年記録）、同窓会役員組織で確認の上、必要に応じて製本し直す。また、製本するまでに追加された各年度の名簿は、補助簿等にファイルして保管しておく。（例:「0周年」又は、「5周年」毎に見直す。
・・例:110・115周年時等）